الحلقة الأولى : كيف تبني نظام المهام في شركتك؟

هل قرأت أو سمعت يوماً عن ذلك الرجل الذي كان يملأ الماء من النهر ثم يصبه فيه مرة أخرى

للأسف كثير منا في مشروعاتهم يفعلون نفس الأمر ،فأنت تضع الأهداف ثم تعود لك مرة أخرى لتتحمل أنت عبأ تنفيذها ومتابعتها والقيام بها مما يتسبب في ضغط كبير وارهاق وعدم الوصول للنتائج المطلوبة

ولكي تستريح من هذا عليك البدء من الآن في بناء الأنظمة حتى لو أخذ الأمر منك هذا العام بأكمله ،لأن بناء الأنظمة هي الرافعة التي تستطيع من خلالها توزيع الأعباء والوصول لنتائج مميزة ومستمرة

ولدينا ثلاثة أنظمة مهمه سنناقشها وهي :

  • النظام الداخلي للمهام.
  • النظام البيعي.
  • النظام المحاسبي والمالي.

وسنبدأ بالنظام الداخلي للمهام

والمقصود بنظام المهام هو نظام واضح لما تريد أن يقوم به موظفوك من أعمال خلال الشهر  مع وضع مؤشرات أداء تقيس بها الانجاز ونظام مكافآت أو جزاءات

لذلك سنمر بالتالي لكي تقوم بعمل نظام المهام وهي:

  • اختيار الموظف المناسب  
  • توزيع المهام
  • وضع المعايير
  • وضع نظام للمكافأت أو للجزاءات


  • اختيار الموظف المناسب :فتش عن الموهبة

عند اختيار الموظف أو حتى تقييم الموظفين الحاليين لديك ومعرفة هل هم مناسبون للوظيفة التي يقومون بها أم لا، لابد أن تفهم الفرق بين الموهبة والمهارة

فالموهوب كالربان البارع الذى يوجه الدفة إلى المسار الصحيح وأداء الموظف الموهوب يزيد بنسبة 75%  عن الموظف العادي وربما يصل إلى 300% أى ثلاثة أضعاف أداء الموظف العادى

أما الموهبة  فهي امكانات فطرية متكررة يولد بها كل انسان ويؤديها بالفطرة بدون حتى أن يكون قد تدرب عليها

فهناك من لديه القدرة على الاقناع وهناك من لديه القدرة على تكوين علاقات ولو وضعته بين مائة شخص فخلال نصف ساعة سيكون تعرف عليهم وبنى علاقات معهم بشكل فطري وهناك من لديه موهية الدقةوينزعج جدا من أي شىء غير دقيق ويستطيع الوصول للمشكلة وتجد حوله المئات من الأشخاص الذين لم يستيطعوا الوصول للمشكلة التي وصل إليها أو حتى لم يشعروا بوجود مشكلة من الأساس

وكل شخص منا لديه مواهب متنوعة ومهمتك أن تستكشف هذه المواهب وتعرف ما الذي يتميز به الموظف هذا عن الموظف الآخر   

وأما المهارة فهي الخبرة التي يكتسبها الانسان نتيجة تعرضة لمواقف قد تكون عن طريق القراءة أو عن طريق سماع تجارب الآخرين وأكثرها والذى يشكل الأساس هو المكتسب من خلال الممارسة الشخصية 

لذلك عند تقييم الموظف الحالي أو عند الاختيار اكتب كل الصفات التي تراها أساسية لأداء الوظيفةبالشكل المطلوب

فمثلا لو كنت أريد موظف مبيعات فهذه ستكون الصفات التي أريدها

  • القدرة على حل المشكلات
  • التخطيط
  • القدرة على الاقناع
  • ............

بعد كتابة الصفات سأقوم بتقسيمها إلى قمسين قسم يكون مواهب وقسم يكون مهارة حسب طبيعة العمل لدي وحسب مستوى مشروعي الذي أنا فيه

فمثلا لو كانت المهام التي يقوم بها الموظف البحث عن عملاء واقناعهم بالشراء أو لدي محل ويأتي العملاء فلابد أن يكون الموظف قادراً على الاقناع وهذه هي الموهبة التي أبحث عنها وبقية الصفات ستصبح مهارة أستطيع أن أدربه عليها  فمثلا القدرة على التخطيط يمكن أن اشركه في دورة للتخطيط وهذه كافية جدا لأنها مهارة وليست موهبة وإن كان مثلا لدي بالفعل عملاء وأريد هذا الموظف أن يتابع معهم فلابد أن يكون لديه موهبه القدرة على حل المشكلات وهكذا

والآن بناءا على هذا قم باعادة صياغة الصفات في كل وظيفة لديك وقم بتقييم الموظفين الحاليين أو قم بالاختيار للموظفين الجدد بناءا على ذلك


  • جدول المهام

بعد أن قمت بالاختيار أو قمت باعادة تقييم الموظفين بناءا على الموهبة والمهارة ستبدأ في كتابة المهام بشكل شهري لكل موظف وأمام كل مهمة الموعد الزمني المطلوب التنفيذ فيه وتتأكد تماما أن الموظف لديه الفهم الكامل والخبرة الكافية للعمل على هذه المهام

ويمكن أن تستعمل الاكسل أو تكتب في ورق أو تستعمل برامج كثيرة موجودة تؤدي نفس الغرض .. المهم أن تكون المهام مكتوبة وواضحة لكل موظف

ويمكن أن تطور في الجدول مستقبلاً فتضيف فيه وقت تنفيذ المهمه وهل حصل تأخير أم تم تأديتها في نفس الموعد وما سبب التأخير


  • وضع المعايير

لكل وظيفة معايير خاصة بها فوظيفة المببعات مثلا تحدد له عدد المبيعات سواء شهريا او أسبوعيا أما موظف الدعم الفني فعدد المشاكل التي قام بحلها ولا تبالغ في وضع الكثير من المعايير لكل موظف بل يكفي معيار واحد الى ثلاثة معايير كحد أقصى

فبعد أن قمت بوضع جدول المهام لابد أن تتفق مع الموظف فتقول له مثلا أريد عدد مبيعات شهرية لا تقل عن كذا أو عدد مكالمات أو زيارات شهرية لا تقل عن كذا


  •  المكافآت والجزءات

لكي ينضبط العمل فلابد ان يكافىء الموظف المتميز ويعاقب الموظف المقصر

لكن أؤكد مرة أخرى قبل العقاب يجب أن تتأكد أن الموظف فعلا  يفهم المهمة وقادر على أدائها فإن لم يكن فيحتاج أن تدربه وأن توضح له كيفية عملها

وتستطيع أن تبتكر ما يحفز موظفيك مثلا يمكن أن يكون نقاط اذا وصل الموظف لمستوى معين يستطيع استبدالها كل شهر أو كل سنة بهدايا معينة أو مبالغ مالية

وبعض الشركات تقوم بحجز عشاء للموظف خاصة اذا كان متزوجا أو تحجز له ليلة في فندق مع زوجته أو نقاط يستبدلها من محلات معينة أو رحلة لمدة يومين لمكان سياحي معين  وتستطيع أن تبتكر وتبدع في نظام المكافآت الخاص بك

وبالمقابل نظام جزاءات واضح اذا قصر الموظف في أداء المطلوب منه


بعد شهرين أو ثلاثة أو ستة شهور على أقصى تقدير  سينضبط العمل وتصبح هذه المنهجية هي الأساس وستشعر بالفرق الكبير في انسيابية العمل والراحة في متابعة المهام وتنفيذ العمل  وستتخلص من كثير من العبأ الواقع عليك


في المرة القادمة سنتحدث عن النظام الثاني وهو النظام البيعي ​​​​​​​


ما الذي استفدته من المقال وستقوم بتطبيقه في مشروعك؟

user profile image
محمد الغامدي
منذ 8 أشهر

شكرا سردار وفي انتظار بقية الحلقات

user profile image
منصة سِردار
1 minute ago

شكرا لمرورك استاذ محمد وستنزل بقية الحلقات تباعا .. تابعنا ونشكر مرورك الكريم

user profile image
احمد محمود
منذ 8 أشهر

هل يوجد برامج أو مواقع استطيع استخدامها في تنظيم العمل بين فريق العمل وتوزيع المهام

user profile image
منصة سِرْدار
1 minute ago

نعم يوجد العديد من المواقع وأشهرها موقع تريلو وموقع أسانا فكلاهما مجاني https://trello.com/ https://asana.com/c

user profile image
سالم اليامي
منذ 8 أشهر

من أهم الأمور التي يجب الانتباه لها .. الله يعطيكم العافية

user profile image
منصة سِرْدار
1 minute ago

شكرا لمرورك أستاذ سالم

user profile image
عبد الله سعد التركي
منذ 8 أشهر

شكرا جزيلا لهذه الحلقة .. لدي سؤال : ذكرت أن المواصفات نقسمها لموهبة ولمهارة فكيف استطيع التعرف على الموهبة لدى الموظف

user profile image
منصة سِرْدار
1 minute ago

يوجد العديد من الاختبارات ومن أهمه اختبار مايرز بريجز mbti يمكنك الاختبار من فهم صفات الموظف

user profile image
فيصل القحطاني
منذ 8 أشهر

شكرا جزيلا مقال مفيد

user profile image
منصة سِرْدار
1 minute ago

عفوا شرفنا مرورك أستاذ فيصل

user profile image
Khaled Saud
منذ 8 أشهر

مقال رائع جداً ومفيد شكرًا سردار وبإنتظار المقال الاخر

user profile image
منصة سِرْدار
1 minute ago

شرفنا مرورك أستاذ خالد

user profile image
مشعل العجوني
منذ 8 أشهر

مقال مفيد جداً شكراً على ما تقدمونه من فائدة . وفي انتظار الجديد

user profile image
منصة سِرْدار
1 minute ago

شرفنا مرورك استاذ مشعل

user profile image
مبارك عبدالسبحان اسحاق احمد
منذ 8 أشهر

اين المقال الثاني

user profile image
منصة سِرْدار
1 minute ago

تفضل هنا كل المقالات https://srdar.net/blog

user profile image
محمد باجسير
منذ 7 أشهر

الله يعطيكم العافية معلومات مهمة وتنبيهات في محلها



اكتب تعليقا